Wie Sie die besonderen Herausforderungen bei Schnittstellenprojekten lösen

Wo liegen die Herausforderungen bei Schnittstellenprojekten?

In diesem Video sprechen wir über Schnittstellenprojekte: Was macht sie aus, was sind die Möglichkeiten und die Herausforderungen? Und wir geben eine kleine Checkliste an die Hand, wie so ein Schnittstellenprojekt erfasst und strukturiert werden kann.

Wenn wir beispielsweise an die IT-Landschaft in großen Unternehmen und die dort oft verwendeten unterschiedlichen Systeme denken, dann kennen Sie das: Jedes System hat seine Berechtigungen und seine besonderen Möglichkeiten, und die Systeme brauchen trotzdem Teilmengen der Daten des jeweils anderen.

Beispiele: Sie haben einen Karrierebereich auf Ihrer Webseite, bei dem Daten dynamisch aus Ihrer HR-Datenbank gezogen werden sollen. Oder Sie haben einen Onlinekatalog, der aus Ihrem PIM die Produktdaten und aus Ihrem MAM die Mediendaten konsumiert – also Systeme, die ineinandergreifen.

„Schnittstellenprojekte: Nicht immer einfach!“

Ganz generell gilt also: Wer seine Marketingprozesse digitalisieren möchte und dabei auf einzelne leistungsstarke Systeme setzt – Stichwort: „Best of Breed“ –, der wird um Schnittstellenprojekte gar nicht herumkommen. Und die sind nicht immer einfach!

Worauf man bei Schnittstellenprojekten achten sollte

Auf den ersten Blick scheinen Schnittstellenprojekte simpel zu sein: Zwei Systeme tauschen Daten aus. Technologisch ist das selten ein Problem – und wenn das Projektmanagement sauber brieft und die Entwickler die notwendigen Fähigkeiten mitbringen, dann ist das alles kein Problem!

Trotzdem kommt es auch in optimalen Fällen immer auch auf die Vorarbeit an – denn sonst kann es passieren, dass Sie irgendwo auf der Strecke versauern! Ein Beispiel: Daten und Format in ihrem Projekt sind gut dokumentiert und auch verstanden worden, die Ausgabe ist ebenfalls soweit klar, die Daten wurden auch schon einmal eingelesen und angeschaut – alles sah schon mal ganz gut aus und der Go-Live ist schon in Sicht!

„Kritische Aspekte im Projekt von Anfang an klar machen!“

Je näher dieser Termin kommt, desto stärker verlässt man sich ja auf diesen Termin – und auf einmal passt irgendwas nicht! Und dann merkt man: Die Importstrategie ist nicht fertig gedacht worden, kommt vielleicht nicht mit Deltas zurecht, die Exportzeitpunkte passen nicht zur Pflege, und so weiter und so fort. Also waren die kritischen Aspekte des Projekts am Anfang offensichtlich nicht klar!

Wie plane ich ein Schnittstellenprojekt?

Wie plane ich ein Schnittstellenprojekt? Deadlines gibt es immer, in jedem Projekt – und die Aufwände kennt man auch. Deshalb ist es für die Planung bei solchen Projekten besonders wichtig, den Fokus auf den kritischen Pfad zu legen!

Denn auch, wenn man bei solchen Projekten agil arbeitet, rächt es sich hier ganz besonders, wenn man losläuft, ohne die Richtung zu kennen. Steckt deshalb am Anfang genügend Zeit in die Konzeption! Das ist mein erster Tipp.

Der zweite lautet: Bei Schnittstellenprojekten arbeiten häufig Menschen aus verschiedenen Organisationen zusammen. Und die haben oft zusätzlich andere Aufgaben und Prioritäten, mit der Folge, dass Kleinigkeiten oft länger dauern – nicht unbedingt vom Aufwand, sondern einfach von der Zeit her.

„Legen Sie Ihren Fokus auf den kritischen Pfad!“

Und auch der Aufwand selbst ist vor allem bei Abstimmung, Kommunikation, Testing immer höher als in anderen Projekten. Planen Sie deshalb Abstimmungstermine, Testing und die entsprechenden Reviews so ein, dass Ihnen nicht die Zeit davon läuft! Das dauert zwar länger und ist aufwendiger als gedacht, aber wenn es dann funktioniert, hat es sich gelohnt!

Warum bei Schnittstellenprojekten der Blick aufs Ganze lohnt!

Häufig hat man zu Beginn eines Schnittstellenprojektes – oft sind es ja auch Teilprojekte – bereits eine gute Idee davon, was die Schnittstelle können soll und wie das Ganze zu laufen hat. So weit, so gut.

Trotzdem lohnt es, sich das Ganze noch einmal in aller Ruhe als Gesamtbild anzuschauen, nach dem Grundsatz: "Um schnell voran zu kommen, nimm dir Zeit!". Welche Systeme müssen denn eigentlich überhaupt miteinander kommunizieren, und in welcher Reihenfolge? Wenn die Schnittstelle interaktiv ist, also Informationen hin und her spielt, welche Information muss genau wann fließen? Was sind die Fehlerfälle und wie werden die überhaupt behandelt? Ist ein Fehler kritisch oder hinnehmbar? Kann ein Produkt ohne Bild live gehen, oder nicht? Welche Restriktionen gibt es? Das ist ja erst der Teil, der sich mit dem Big Picture beschäftigt.

„Um schnell voranzukommen, nimm dir Zeit!“

Meine wichtigsten Tipps hierzu: Identifizieren Sie kritische Aspekte gleich zu Anfang, achten Sie auf gute Kommunikation zwischen den Beteiligten – und am besten holen Sie sich irgendjemanden an den Tisch, der ein Projekt oder eine Umsetzung mit den Daten schon einmal gemacht hat!

Warum Sie Ihre Inhalte kennen sollten

Denken Sie immer daran: Ihr Schnittstellenprojekt steht in engem Zusammenhang mit Ihren Inhalten!

Denn Ihre Inhalte sind ja der eigentliche Grund für das Projekt, weil Sie nicht in mehreren Systemen pflegen wollen oder können, bzw. es Sinn macht, die Daten an der einen Stelle entstehen und an der anderen Seite sichtbar werden zu lassen. Deshalb gilt: Je besser Sie die Inhalte und die kommunizierenden Systeme kennen, desto weniger Probleme bekommen Sie!

„Die Inhalte sind der Grund für Ihr Schnittstellenprojekt!“

Beispiele: Was ist der Trigger für so eine Lieferung? Ist es täglich, ereignisbasiert oder auf Basis von Änderungen? Was ist eine Änderung? Ist das in beiden Systemen das gleiche? Kennen wir die Mengengerüste? Gibt es Erfahrungen mit der Übertragungsrate? Welche Arten von Daten haben die jeweiligen Systeme denn sonst noch, die perspektivisch interessant sein könnten? Man will sich ja die Türen offen lassen. Wenn Daten transformiert oder verändert werden sollen, wer macht‘s? Und was ist das Security-Level der Daten? Und was kann schlimmstenfalls passieren?

Sie sehen: Viele, viele Fragen. Aber ich verspreche Ihnen: Jede Minute, die Sie im Vorfeld länger darüber sprechen, zahlt sich aus!

Die fünf Standardthemen bei Schnittstellenprojekten

Egal, welche Art von Projekt oder welche Art von Datenübertragung Sie haben, in Schnittstellen gibt es fünf Standardthemen, die Ihnen fast immer wieder begegnen werden:

Die Inhalte – darüber haben wir gesprochen. Das Format ist das, woran man zuerst denkt – im Idealfall das native Format des liefernden oder des empfangenden Systems. Das Intervall der Lieferung, also die Frage, ob ich die Daten in Echtzeit, stündlich, täglich brauche? Reicht ein Delta, oder ist es ein Vollexport?

Und das Thema Übertragungsweg: Wie übertrage ich Daten? Wie sichere ich die Übertragung ab? Wie überwache ich sie und bemerke, dass irgendetwas schief gegangen ist? Und zuletzt, die Verarbeitungsregeln: Daten zwischen zwei Systemen werden häufig transformiert.

„5 Themen, die Ihnen bei Schnittstellenprojekten immer wieder begegnen.“

Also ist die Entscheidung zu treffen: Wer macht’s? Und wie werden die Daten nachher noch visualisiert? Inhalte, Format, Intervall, Übertragungsweg, Verarbeitungsregeln – das sind die fünf Themen!

Wie geht es mit dem Testing weiter?

Vielleicht ist jetzt in Ihrem Projekt bis zu Umsetzung und Testing alles super gelaufen: Die Schnittstelle ist implementiert, die Daten wurden verstanden, und das erste Anschauen sieht auch soweit gut aus.

Wenn Sie Ihr Testsystem immer wieder mit Daten beschossen haben, dann macht es jetzt aber Sinn, ein ganz klares Vorgehen zu wählen: Entwicklung stoppen, keine Änderungen mehr an den relevanten Parametern, Testsystem zurücksetzen, Daten übertragen, testen.

„Wählen Sie ein klares Vorgehen für Ihr Testing!“

Und wenn jetzt end-zu-end die Daten, die übertragen werden sollen, vorhanden sind und das auch noch im richtigen Format, dann ist die Checkliste die gleiche wie oben: Sind die Inhalte wie erwartet übertragen? Ist der Weg stabil? Haben Sie an einen Security-Check, gedacht? Dieselben Themen: Inhalt, Format, Übertragung, Verarbeitung.

Keine stabile Weiterentwicklung ohne Dokumentation!

Wer von Euch das agile Manifest kennt, weiß um den Ausspruch: "Funktionierender Code ist wichtiger als eine komplette Doku."

Und das stimmt ja auch. Trotzdem muss man sich nicht immer entscheiden zwischen "es funktioniert" und "die Doku ist vollständig", sondern sobald es funktioniert und wenn es keine Änderungen gibt, dann dokumentieren Sie es so, dass es auch jemand anderes versteht!

„Zentrale Dokumentation – die Basis für stabile Weiterentwicklung!“

Das ist gerade in Schnittstellenprojekten die Basis für eine stabile Weiterentwicklung. Das bedeutet auch, dass man sich vom Kopfmonopol befreit und auch dann handlungsfähig bleibt, wenn derjenige, der es umgesetzt hat, mal nicht da ist. Gut, oder? Es gibt viele Unternehmen, die das vorbildlich machen, z.B. API-Dokumentationen über Swagger, eine Doku der Businesslogik über den Projectspace, und so weiter.

Und so macht Doku dann auch Sinn und Spaß: Wenn man keine offensichtlichen Dinge dokumentiert, (die Doku muss ja kein Tagebuch sein). Und die Doku sollte möglichst zentral und nicht verteilt gespeichert sein. Wenn sie im Code, in einem Word-Dokument oder im Chatprogramm liegt, dann kann man zwar sagen "es steht irgendwo" – aber Spaß macht es dann keinen mehr. Also, dokumentiert zentral!

Wie sieht Ihr Zieldatenmodell aus?

In Schnittstellenprojekten, besonders in den großen, ist ein Thema gleich am Anfang von ganz großer Bedeutung: Wie sieht das Zieldatenmodell aus? Die Frage lautet also nicht „Wie kommen die Daten?“, sondern: „Wozu müssen sie werden?“

Und wenn man das frühzeitig klar hat, dann kann man entsprechend entwickeln und gleichzeitig die Schnittstelle implementieren. Am Ende sorgt dann eine entsprechende Datentransformation dafür, dass die gelieferten Daten zu den angenommenen werden.

„Das Zieldatenmodell – entscheidend für Ihr Schnittstellenprojekt!“

Dazu ein Beispiel: Wir automatisieren einen Katalog auf Basis von Daten, die wir per Schnittstelle kriegen. Und anstatt jetzt das Schnittstellenprojekt abzuwarten und jede Verzögerung auf das Katalogprojekt zu übertragen, wäre der Weg: Auf Basis des Layouts das Datenmodell definieren, inhaltlich checken, dagegen programmieren, das Schnittstellenprojekt durchziehen, und am Ende per Transformation die gelieferten Daten mit den angenommenen abgleichen und verbinden.

Warum Schnittstellenprojekte leicht unterschätzt werden

Um noch einmal auf den Punkt zu bringen, was Schnittstellenprojekte von anderen unterscheidet und wie man sie gut umsetzt: Schnittstellenprojekte sind anders, weil es mehr Beteiligte und mehr Unbekannte gibt.

Sie werden außerdem leicht unterschätzt und daher in vielen Projekten zum Treiber von Aufwand und Kosten. Nehmen Sie sich deshalb am Anfang genügend Zeit, um die Landschaft, die Datenflüsse, und die Daten selbst zu verstehen – es lohnt sich, versprochen!

„Holen Sie sich jemanden dazu, der weiß, wie man Schnittstellenprojekte gut umsetzt.“

Stellen Sie gleich zu Beginn die richtigen Fragen und holen Sie sich jemanden dazu, der sich speziell mit den Daten und den Schnittstellenprojekten auskennt. Gehen Sie in der Planung davon aus, dass Abstimmung und Testing aufwändiger werden als in anderen Projekten, und dass es Zeitversatz zwischen den Arbeitspaketen gibt.

Dokumentieren Sie – nicht ausufernd, aber ausreichend! Definieren Sie das Zieldatenmodell so früh wie möglich, auch um Abhängigkeiten zu reduzieren. Und jetzt viel Erfolg!